Control de costes en la planificación del menú

La planificación de menús implica muchos desafíos. Determinar los costes de los alimentos y los costes de producción asociados a los ítems de nuestra carta es importante, sin embargo existen otros costes no menos importantes y que inciden en gran manera en el precio final de los artículos de nuestro menú. Costes de energía, equipamiento y maquinaria, productos de limpieza, almacenamiento, publicidad; costes que en la medida de lo posible debemos reflejar en nuestra carta.

La persona o el equipo encargado de planificar el menú debe conocer los costes de operación con el fin de ceñirse al presupuesto o a los costes permitidos o asumibles, puesto que esto es la base para establecer posteriormente el beneficio.  Si desconocemos los costes es imposible determinar el precio de venta apropiado para cada ítem de nuestro menú.

Incluso en establecimientos no comerciales, tales como hospitales, comedores escolares, etc., es de vital importancia conocer los costes puesto que dichos establecimientos deben ajustarse estrictamente a las partidas presupuestadas.

Mensaje 1: Para controlar los costes debemos conocerlos

Como gestores debemos identificar los costes, determinar su magnitud y frecuencia, y si son demasiado altos tomar las medidas necesarias para reducirlos. Es importante tener en cuenta que disponer de esa información en sí mismo no es controlar, eso sólo nos indica que es necesario ejercer un control.

Mensaje 2: Disponer de la información es un síntoma, no el remedio

Los informes sobre presupuestos, gastos diarios, estados financieros, hojas de previsión, etc., son herramientas que los gestores utilizamos para analizar y conocer la raíz de problemas asociados a los costes de nuestros menús.

Una vez que hemos planificado nuestro menú, ajustado los precios y analizado y verificado todo el proceso ya puede ser puesta en marcha toda su operativa que consiste en la compra, recepción, almacenamiento, preparación y producción, servicio y limpieza.

Durante cada uno de estos pasos debe existir un control para asegurarnos que sólo incurrimos en los costes estimados y que el menú proporciona el retorno deseado. Hoy en día el software de gestión resulta en una ayuda inestimable en todo este proceso. Analicemos brevemente algunas de las funciones del equipo de gestión de un restaurante.

La función de compra se encarga de la correcta selección de los alimentos y demás productos y su coste, calidad y cantidad, así como encontrar el proveedor más apropiado. Cualquier error en alguno de estos factores impedirá que obtengamos el resultado deseado.

Muchos aspectos del proceso de compra deben estar informatizados para una gestión más eficaz. El trabajo en colaboración con nuestros proveedores nos ayudará a encajar los productos en nuestras recetas para conseguir un uso estandarizado.  Cuando introducimos nuestras recetas en un software vinculado con una planificación de producción y un terminal punto de venta o TPV es posible realizar una gestión más eficiente de nuestro inventario.

Los costes de los componentes de nuestras recetas, determinados mediante un correcto escandallo, deben ser monitorizados de forma que podamos ser alertados cuando algunos precios sufran cambios al alza y superen el límite aceptable.  Debería existir algún mecanismo que permita realizar sugerencias de productos sustitutos que puedan ser aceptados.

El proceso de recepción de la mercancía es esencial ya que nos permite controlar que mercancía hemos recibido y si se ajusta perfectamente a nuestro pedido. En este punto se inician una serie de pasos relacionados con la función contable y de stocks que son de vital importancia para el control de costes. Dispositivos electrónicos de mano pueden leer los códigos de barras de los productos y actualizar automáticamente la información del inventario en el ordenador principal, evitando así errores y eliminando procesos manuales.

El control en los procesos de almacenaje es también muy importante ya que permite evitar las pérdidas por deterioro, contaminación, hurto o robo.

La salida de productos para la preparación y producción debe ser también controlada de forma exacta. Para ello utilizaremos recetas estándar y procesos sistematizados.  Errores en la cocción o cocinado de los alimentos puede resultar en una merma de la calidad y por lo tanto en un menor rendimiento del menú.

¿Qué otros aspectos de la operativa de tu negocio crees de vital importancia en la gestión de los costes?

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *